随着信息化进程的不断深入，各种信息管理系统在各个行业中发挥着重要作用。信息管理系统运作过程中，一个很重要的步骤就是信息的数字化。当前常用的做法是系统提供一个表单界面，由操作人员手工填写各个输入项，然后提交给系统存储到数据库中。
这种模式简单可行，易于实现，却存在着不少的问题。对系统操作人员而言，当录入信息，十分繁琐，工作量大，效率低下，而且正确率难以保证。其次，录入的信息只能应用在系统内部，系统间却没有相应的共享机制。如果不同的系统录入的信息相似度很高，则会导致信息的重复录入，对人力物力造成极大的浪费。一个典型的例子是图书管理系统，不同的机构（出版社，图书馆，书店，网上书店，书评应用服务等）录入的书刊信息基本上是一致的，录入工作却要分别进行，导致了大量的重复工作。
如果信息系统能通过统一通用的接口获取到相应的信息，即可实现表单的自动录入，免除了系统操作人员手工录入的繁琐操作，提高信息录入的速度和准确率。基于网络数据采集的智能表单录入系统(Ergate)的提出，为信息系统的自动录入提供了可能性。Ergate使用多种途径从网络获取数据，利用网络搜索技术和数据库技术，形成一个稳定准确的数据源，并以标准通用的Web服务协议对外发布。需要信息录入、而且信息具有重复性的应用均可通过使用Ergate 系统实现信息的自动录入，从而增强用户的使用体验。
当前有大量信息系统录入的信息存在重复性，如图书馆、书店的图书信息录、商场超市的产品信息以及电子商务中商品信息。通过Ergate系统，上述系统可以免除用户重复输入的繁琐操作，提高用户的使用体验，提高了录入信息的准确率。
Ergate具有以下特色：
网络搜索技术和数据库技术相结合。网络搜索技术保证信息来源的广泛性和实时性，保证了信息数据的完备性和及时性（与最新信息保持同步），同时避免了一般系统数据收集所需的启动时间；数据库技术作为本地缓冲，存储用户搜索的历史信息，提高系统的响应速度，同时为系统数据的自我完善打下基础。 数据整理智能化。系统接收到搜索引擎返回的相关数据时，通过指定规则将其排序，向用户返回最优数据。如果其中的最优信息出现信息缺失，系统可以实现信息的自动重组，组合多条信息以满足用户需求。 数据采集采用以网络数据自动采集为主，信息权威机构（如出版社，产品生产厂商等）参与为辅的策略。引入信息权威机构的参与可以提高信息的有效性和准确性，增强用户体验。 系统引入用户反馈系统和信息评价系统，实现系统的自我完善。 通过Web服务标准协议发布，做到平台无关，语言无关，模型无关（C/S或者B/S），适用范围广，使用简单。 可以实现数据的单个录入和批量录入，以满足不同的需要。